ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV PLATFORMY ACCONTI PEPPOL
Návrh na internú revíziu a dopracovanie pred zverejnením
| Položka | Hodnota |
|---|---|
| Spoločnosť | ACCONTI PLUS s. r. o. |
| Doména | acconti.sk |
| Kontakt | support@upkz.sk |
| Dokument | Zásady ochrany osobných údajov |
| Jazyk | Slovenský |
| Dátum vyhotovenia | 13. apríla 2026 |
| Stav | Počiatočný návrh |
Úvod
Ďakujeme za Váš záujem o používanie platformy ACCONTI pre elektronickú fakturáciu cez sieť Peppol. Na riadne poskytovanie Platformy a súvisiacich služieb je nevyhnutné spracúvanie osobných údajov. Ochranu osobných údajov berieme vážne a využívame primerané technické, bezpečnostné a organizačné opatrenia, aby sme zabránili neoprávnenému prístupu, strate, zničeniu alebo zneužitiu údajov.
Tieto zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, ako spoločnosť ACCONTI PLUS s. r. o. spracúva osobné údaje, na aké účely, na akých právnych základoch, ako dlho, komu môžu byť údaje sprístupnené a aké práva majú dotknuté osoby. Tento dokument je pripravený ako počiatočný návrh na internú revíziu.
1. Prevádzkovateľ
Prevádzkovateľom osobných údajov pre spracúvanie opísané v týchto zásadách je spoločnosť ACCONTI PLUS s. r. o., Líščie údolie 12, 841 04 Bratislava – mestská časť Karlova Ves, Slovenská republika, IČO: 50547232, DIČ: 2120375796, IČ DPH: SK2120375796 (ďalej len „Prevádzkovateľ“, „my“).
Kontaktný email pre otázky týkajúce sa súkromia, podpory a ochrany osobných údajov: support@upkz.sk.
Platforma je prevádzkovaná v súvislosti s doménou acconti.sk a súvisiacimi systémami.
2. Naša rola: prevádzkovateľ aj sprostredkovateľ
V závislosti od typu spracúvania vystupujeme buď ako samostatný prevádzkovateľ, alebo ako sprostredkovateľ konajúci v mene našich podnikateľských zákazníkov.
- Ako prevádzkovateľ vystupujeme najmä pri údajoch súvisiacich s uzatváraním zmlúv, správou účtov, fakturáciou, komunikáciou, podporou, bezpečnosťou, internými evidenciami, plnením právnych povinností a prevádzkou našej vlastnej webovej stránky a podnikania.
- Ako sprostredkovateľ vystupujeme vtedy, keď spracúvame osobné údaje obsiahnuté vo faktúrach, prílohách, údajoch o príjemcoch, dodávateľoch, metadátach, integráciách a inom obsahu zákazníka spracúvanom prostredníctvom Platformy v mene zákazníka, ktorý určuje účely a prostriedky takého spracúvania.
Ak vystupujeme ako sprostredkovateľ, príslušný zákazník je spravidla prevádzkovateľom a naše spracúvanie sa riadi príslušnou zmluvou a zmluvou o spracúvaní osobných údajov.
3. Kategórie osobných údajov
- identifikačné a registračné údaje, napríklad meno, príslušnosť k spoločnosti, funkcia, používateľský identifikátor, Peppol identifikátor a údaje o účte;
- kontaktné údaje, napríklad emailová adresa, telefónne číslo, fakturačná adresa a komunikačné údaje;
- zmluvné, fakturačné a platobné údaje, napríklad fakturačné údaje, IČ DPH, údaje o objednávke a stave úhrad;
- údaje o dokumentoch a transakciách, vrátane údajov obsiahnutých v e-faktúrach, dobropisoch, prílohách, smerovacích údajoch, časových pečiatkach, identifikátoroch správ a stavoch doručenia;
- technické a bezpečnostné údaje, napríklad IP adresy, metadata zariadenia a prehliadača, API a auditné logy, autentifikačné záznamy a systémové udalosti;
- údaje o podpore a komunikácii, napríklad požiadavky, tickety, spätná väzba, poznámky z hovorov a implementačná korešpondencia;
- akékoľvek ďalšie osobné údaje, ktoré zákazník zámerne nahrá, odošle alebo importuje cez integrácie do Platformy.
4. Zdroje osobných údajov
- priamo od dotknutej osoby, napríklad pri registrácii, onboardingu, komunikácii alebo podpore;
- od nášho zákazníka alebo jeho oprávnených používateľov;
- zo systémov zákazníka a z aktivovaných integrácií alebo konektorov;
- od príjemcov, dodávateľov alebo iných strán zapojených do výmeny dokumentov cez sieť Peppol;
- z verejne dostupných registrov alebo compliance zdrojov, ak je to primerane potrebné na overenie podnikateľského partnera alebo splnenie právnych povinností.
5. Účely spracúvania, právne základy a uchovávanie, keď vystupujeme ako prevádzkovateľ
| Účel | Typické údaje | Právny základ | Uchovávanie |
|---|---|---|---|
| Uzavretie zmluvy, zriadenie účtu a správa služby | Identifikačné, kontaktné, účtové a implementačné údaje | Plnenie zmluvy a predzmluvné opatrenia | Po dobu trvania vzťahu a spravidla do 10 rokov po jeho skončení, ak je to potrebné na nároky alebo evidenciu |
| Fakturácia, účtovníctvo, dane a zákonné povinnosti | Fakturačné, identifikačné a platobné údaje | Plnenie zákonných povinností | Po dobu vyžadovanú právnymi predpismi, spravidla do 10 rokov |
| Bezpečnosť služby, prevencia podvodov, správa prístupov a riešenie incidentov | Autentifikačné, auditné a technické logy | Oprávnený záujem na zabezpečení Platformy a ochrane našich práv | Primeranú dobu, typicky do 10 rokov pri väzbe na obchodné záznamy; pre operatívne logy môžu platiť kratšie cykly |
| Komunikácia so zákazníkom a podpora | Kontaktné údaje, obsah ticketov, poznámky z hovorov, korešpondencia | Plnenie zmluvy a oprávnený záujem na poskytovaní podpory | Po dobu poskytovania podpory a následne podľa potreby na dôkazné účely, kontrolu kvality a nároky, spravidla nie dlhšie ako 10 rokov |
| Uplatňovanie, preukazovanie a obhajoba právnych nárokov | Relevantné zmluvné, komunikačné a logovacie údaje | Oprávnený záujem a prípadne zákonná povinnosť | Po dobu trvania príslušného nároku, premlčacej lehoty alebo konania |
| Prevádzka webu a nevyhnutné cookies | Technické identifikátory a údaje o relácii/prehliadači | Oprávnený záujem alebo súhlas, ak je vyžadovaný | Podľa nastavenia konkrétneho cookies nástroja a nevyhnutnosti daného nástroja |
Osobitné kategórie osobných údajov zámerne nespracúvame, pokiaľ takéto údaje zákazník nezahrnie do obchodných dokumentov alebo inak nesprístupní prostredníctvom Platformy. V takom prípade zostáva za zákonnosť základného spracúvania zodpovedný zákazník, pokiaľ kogentné právo neustanovuje inak.
6. Spracúvanie, keď vystupujeme ako sprostredkovateľ
Ak spracúvame osobné údaje v mene zákazníka, robíme tak iba na základe zdokumentovaných pokynov, v rozsahu príslušnej služby a zmluvy o spracúvaní osobných údajov, a len počas doby nevyhnutnej na poskytovanie Platformy a plnenie zákonných povinností týkajúcich sa uchovávania alebo bezpečnosti.
V tomto režime určuje zákazník, aké osobné údaje budú do Platformy nahrané alebo cez ňu prenášané. Môže ísť napríklad o mená, kontaktné údaje, daňové identifikátory, bankové údaje, obsah dokumentov, položky faktúr a ďalšie osobné údaje vložené do obchodných dokumentov.
Ak chce dotknutá osoba uplatniť svoje práva vo vzťahu k údajom spracúvaným v mene zákazníka, mala by sa primárne obrátiť na príslušného zákazníka ako prevádzkovateľa. V zákonom alebo zmluvou vyžadovanom rozsahu poskytneme primeranú súčinnosť.
7. Príjemcovia a kategórie príjemcov
- naši zamestnanci a oprávnení dodávatelia v rozsahu potreby poznať údaje;
- poskytovatelia hostingu, cloudových, emailových a IT služieb, najmä služby v rámci Microsoft Azure a emailovej infraštruktúry Microsoft;
- účastníci siete Peppol, access pointy a technickí operátori v rozsahu nevyhnutnom na smerovanie a doručenie dokumentov;
- aktivované konektory a integrační partneri vrátane eKODigital Slovensko, merk.sk a merk.cz, ak sú relevantné pre implementáciu zákazníka;
- profesionálni poradcovia, audítori, poisťovne, banky a poskytovatelia platobných služieb, ak je to primerane potrebné;
- orgány verejnej moci, súdy, regulátori a iné tretie osoby, ak to vyžaduje zákon alebo ochrana práv.
Zoznam oprávnených sprostredkovateľov a subdodávateľov priebežne vedieme a aktualizujeme v súlade so zmluvnými a zákonnými požiadavkami.
8. Prenosy do tretích krajín
Naše primárne hostingové prostredie je Microsoft Azure v regióne West Europe. Osobné údaje sa usilujeme uchovávať v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru vždy, keď je to rozumne možné.
Ak dôjde k prenosu osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, uskutoční sa iba vtedy, ak existuje primeraný mechanizmus prenosu, napríklad rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky alebo iný zákonný nástroj, prípadne ak je prenos inak dovolený právom alebo nevyhnutný na vykonanie zdokumentovaných pokynov zákazníka.
9. Doba uchovávania a vymazanie
Obchodné dokumenty, súvisiace metadata a zálohy spracúvané prostredníctvom Platformy môžu byť uchovávané až desať (10) rokov a následne vymazané alebo anonymizované, ak právny predpis, platný pokyn zákazníka alebo potreba uplatnenia, výkonu alebo obhajoby právnych nárokov nevyžadujú dlhšiu dobu.
Pre určité technické logy, cookies alebo izolované záznamy podpory môžu platiť odlišné lehoty, ak je kratšia alebo dlhšia lehota objektívne odôvodnená účelom spracúvania, bezpečnostnými požiadavkami alebo právnymi predpismi.
Po uplynutí príslušnej lehoty sa osobné údaje vymažú, anonymizujú, archivujú v súlade s právom alebo sa ďalej uchovávajú iba v obmedzenom režime, ak je to potrebné na právne nároky alebo splnenie povinností.
10. Bezpečnostné opatrenia
- šifrované prenosové kanály vrátane HTTPS/TLS a bezpečnostných kontrol v súlade s požiadavkami Peppol;
- riadenie prístupov podľa rolí a povinnosť mlčanlivosti pre personál;
- logické oddelenie, zálohovanie a postupy obnovy;
- logovanie, monitoring a procesy riešenia incidentov;
- pravidelná údržba a primerané technické a organizačné opatrenia zodpovedajúce riziku.
11. Práva dotknutých osôb
Za podmienok stanovených príslušnými právnymi predpismi má dotknutá osoba právo požadovať prístup k osobným údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť, namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a právo nebyť predmetom výlučne automatizovaného individuálneho rozhodovania, ak takú ochranu právny predpis priznáva.
Ak je spracúvanie založené na súhlase, dotknutá osoba má právo súhlas kedykoľvek odvolať, bez toho, aby bola dotknutá zákonnosť spracúvania pred odvolaním súhlasu.
Žiadosti možno zasielať na support@upkz.sk. Pred vybavením žiadosti môžeme overiť totožnosť žiadateľa.
12. Sťažnosti a dozorný orgán
Ak sa dotknutá osoba domnieva, že osobné údaje sa spracúvajú nezákonne, môže sa najskôr obrátiť na nás, aby sme sa pokúsili situáciu vyriešiť.
Dotknutá osoba má zároveň právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Aktuálne kontaktné údaje dozorného orgánu sú zverejnené na jeho oficiálnej webovej stránke.
13. Zmeny týchto zásad
Tieto zásady ochrany osobných údajov môžeme priebežne meniť tak, aby zodpovedali zmenám právnych predpisov, našich služieb, technickej infraštruktúry alebo našich postupov spracúvania. Aktuálne znenie by malo byť vždy zverejnené na príslušnom zákazníckom mieste.