ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ PLATFORMY ACCONTI PEPPOL
Návrh pro interní revizi a dopracování před zveřejněním
| Položka | Hodnota |
|---|---|
| Společnost | ACCONTI PLUS s. r. o. |
| Doména | acconti.sk |
| Kontakt | support@upkz.sk |
| Dokument | Zásady ochrany osobních údajů |
| Jazyk | Čeština |
| Datum vyhotovení | 13. dubna 2026 |
| Stav | Počáteční návrh |
Úvod
Děkujeme za Váš zájem o používání platformy ACCONTI pro elektronickou fakturaci prostřednictvím sítě Peppol. K řádnému poskytování Platformy a souvisejících služeb je nezbytné zpracovávat osobní údaje. Ochranu osobních údajů bereme vážně a využíváme přiměřená technická, bezpečnostní a organizační opatření, abychom zabránili neoprávněnému přístupu, ztrátě, zničení nebo zneužití údajů.
Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak společnost ACCONTI PLUS s. r. o. zpracovává osobní údaje, za jakými účely, na jakých právních základech, jak dlouho, komu mohou být údaje zpřístupněny a jaká práva mají subjekty údajů. Tento dokument je připraven jako prvotní návrh pro interní revizi.
1. Správce
Správcem osobních údajů pro zpracování popsané v těchto zásadách je společnost ACCONTI PLUS s. r. o., Líščie údolie 12, 841 04 Bratislava – mestská časť Karlova Ves, Slovenská republika, IČO: 50547232, DIČ: 2120375796, IČ DPH: SK2120375796 (dále jen „Správce“, „my“).
Kontaktní email pro otázky týkající se soukromí, podpory a ochrany osobních údajů: support@upkz.sk.
Platforma je provozována v souvislosti s doménou acconti.sk a souvisejícími systémy.
2. Naše role: správce i zpracovatel
V závislosti na typu zpracování vystupujeme buď jako samostatný správce, nebo jako zpracovatel jednající jménem našich podnikatelských zákazníků.
- Jako správce vystupujeme zejména u údajů souvisejících s uzavíráním smluv, správou účtů, fakturací, komunikací, podporou, bezpečností, interní evidencí, plněním právních povinností a provozem našich vlastních webových stránek a podnikání.
- Jako zpracovatel vystupujeme tehdy, když zpracováváme osobní údaje obsažené ve fakturách, přílohách, údajích o příjemcích, dodavatelích, metadatech, integracích a jiném obsahu zákazníka zpracovávaném prostřednictvím Platformy jménem zákazníka, který určuje účely a prostředky takového zpracování.
Pokud vystupujeme jako zpracovatel, příslušný zákazník je zpravidla správcem a naše zpracování se řídí příslušnou smlouvou a smlouvou o zpracování osobních údajů.
3. Kategorie osobních údajů
- identifikační a registrační údaje, například jméno, příslušnost ke společnosti, funkce, uživatelský identifikátor, Peppol identifikátor a údaje o účtu;
- kontaktní údaje, například emailová adresa, telefonní číslo, fakturační adresa a komunikační údaje;
- smluvní, fakturační a platební údaje, například fakturační údaje, IČ DPH, údaje o objednávce a stavu úhrad;
- údaje o dokumentech a transakcích, včetně údajů obsažených v e-fakturách, dobropisech, přílohách, směrovacích údajích, časových razítkách, identifikátorech zpráv a stavech doručení;
- technické a bezpečnostní údaje, například IP adresy, metadata zařízení a prohlížeče, API a auditní logy, autentizační záznamy a systémové události;
- údaje o podpoře a komunikaci, například požadavky, tickety, zpětná vazba, poznámky z hovorů a implementační korespondence;
- jakékoli další osobní údaje, které zákazník záměrně nahraje, odešle nebo importuje přes integrace do Platformy.
4. Zdroje osobních údajů
- přímo od subjektu údajů, například při registraci, onboardingu, komunikaci nebo podpoře;
- od našeho zákazníka nebo jeho oprávněných uživatelů;
- ze systémů zákazníka a z aktivovaných integrací nebo konektorů;
- od příjemců, dodavatelů nebo jiných stran zapojených do výměny dokumentů přes síť Peppol;
- z veřejně dostupných registrů nebo compliance zdrojů, je-li to přiměřeně potřebné k ověření podnikatelského partnera nebo splnění právních povinností.
5. Účely zpracování, právní základy a uchovávání, když vystupujeme jako správce
| Účel | Typické údaje | Právní základ | Uchovávání |
|---|---|---|---|
| Uzavření smlouvy, zřízení účtu a správa služby | Identifikační, kontaktní, účtové a implementační údaje | Plnění smlouvy a předsmluvní opatření | Po dobu trvání vztahu a zpravidla do 10 let po jeho skončení, je-li to potřebné pro nároky nebo evidenci |
| Fakturace, účetnictví, daně a zákonné povinnosti | Fakturační, identifikační a platební údaje | Plnění zákonných povinností | Po dobu vyžadovanou právními předpisy, zpravidla do 10 let |
| Bezpečnost služby, prevence podvodů, správa přístupů a řešení incidentů | Autentizační, auditní a technické logy | Oprávněný zájem na zabezpečení Platformy a ochraně našich práv | Přiměřenou dobu, typicky do 10 let při vazbě na obchodní záznamy; pro operativní logy mohou platit kratší cykly |
| Komunikace se zákazníkem a podpora | Kontaktní údaje, obsah ticketů, poznámky z hovorů, korespondence | Plnění smlouvy a oprávněný zájem na poskytování podpory | Po dobu poskytování podpory a následně dle potřeby pro důkazní účely, kontrolu kvality a nároky, zpravidla ne déle než 10 let |
| Uplatňování, prokazování a obhajoba právních nároků | Relevantní smluvní, komunikační a logovací údaje | Oprávněný zájem a případně zákonná povinnost | Po dobu trvání příslušného nároku, promlčecí lhůty nebo řízení |
| Provoz webu a nezbytné cookies | Technické identifikátory a údaje o relaci/prohlížeči | Oprávněný zájem nebo souhlas, pokud je vyžadován | Podle nastavení konkrétního cookie nástroje a nezbytnosti daného nástroje |
Zvláštní kategorie osobních údajů záměrně nezpracováváme, pokud takové údaje zákazník nezahrne do obchodních dokumentů nebo jinak nezpřístupní prostřednictvím Platformy. V takovém případě zůstává za zákonnost základního zpracování odpovědný zákazník, pokud kogentní právo nestanoví jinak.
6. Zpracování, když vystupujeme jako zpracovatel
Pokud zpracováváme osobní údaje jménem zákazníka, činíme tak pouze na základě zdokumentovaných pokynů, v rozsahu příslušné služby a smlouvy o zpracování osobních údajů, a jen po dobu nezbytnou k poskytování Platformy a plnění zákonných povinností týkajících se uchovávání nebo bezpečnosti.
V tomto režimu určuje zákazník, jaké osobní údaje budou do Platformy nahrány nebo jejím prostřednictvím přenášeny. Může jít například o jména, kontaktní údaje, daňové identifikátory, bankovní údaje, obsah dokumentů, položky faktur a další osobní údaje vložené do obchodních dokumentů.
Pokud chce subjekt údajů uplatnit svá práva ve vztahu k údajům zpracovávaným jménem zákazníka, měl by se primárně obrátit na příslušného zákazníka jako správce. V zákonem nebo smlouvou vyžadovaném rozsahu poskytneme přiměřenou součinnost.
7. Příjemci a kategorie příjemců
- naši zaměstnanci a oprávnění dodavatelé v rozsahu potřeby znát údaje;
- poskytovatelé hostingu, cloudových, emailových a IT služeb, zejména služby v rámci Microsoft Azure a emailové infrastruktury Microsoft;
- účastníci sítě Peppol, access pointy a techničtí operátoři v rozsahu nezbytném pro směrování a doručení dokumentů;
- aktivované konektory a integrační partneři včetně eKODigital Slovensko, merk.sk a merk.cz, pokud jsou relevantní pro implementaci zákazníka;
- profesionální poradci, auditoři, pojišťovny, banky a poskytovatelé platebních služeb, je-li to přiměřeně potřebné;
- orgány veřejné moci, soudy, regulátoři a jiné třetí osoby, vyžaduje-li to zákon nebo ochrana práv.
Seznam oprávněných zpracovatelů a subdodavatelů průběžně vedeme a aktualizujeme v souladu se smluvními a zákonnými požadavky.
8. Předávání do třetích zemí
Naším primárním hostingovým prostředím je Microsoft Azure v regionu West Europe. Osobní údaje se snažíme uchovávat v rámci Evropského hospodářského prostoru vždy, když je to rozumně možné.
Pokud dojde k předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, uskuteční se pouze tehdy, existuje-li přiměřený mechanismus předání, například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jiný zákonný nástroj, případně je-li předání jinak dovoleno právem nebo nezbytné k provedení zdokumentovaných pokynů zákazníka.
9. Doba uchování a výmaz
Obchodní dokumenty, související metadata a zálohy zpracovávané prostřednictvím Platformy mohou být uchovávány až deset (10) let a následně vymazány nebo anonymizovány, pokud právní předpis, platný pokyn zákazníka nebo potřeba uplatnění, výkonu nebo obhajoby právních nároků nevyžadují delší dobu.
Pro určité technické logy, cookies nebo izolované záznamy podpory mohou platit odlišné lhůty, pokud je kratší nebo delší lhůta objektivně odůvodněna účelem zpracování, bezpečnostními požadavky nebo právními předpisy.
Po uplynutí příslušné lhůty se osobní údaje vymažou, anonymizují, archivují v souladu s právem nebo se dále uchovávají pouze v omezeném režimu, je-li to potřebné pro právní nároky nebo splnění povinností.
10. Bezpečnostní opatření
- šifrované přenosové kanály včetně HTTPS/TLS a bezpečnostních kontrol v souladu s požadavky Peppol;
- řízení přístupů podle rolí a povinnost mlčenlivosti pro personál;
- logické oddělení, zálohování a postupy obnovy;
- logování, monitoring a procesy řešení incidentů;
- pravidelná údržba a přiměřená technická a organizační opatření odpovídající riziku.
11. Práva subjektů údajů
Za podmínek stanovených příslušnými právními předpisy má subjekt údajů právo požadovat přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo nebýt předmětem výlučně automatizovaného individuálního rozhodování, pokud takovou ochranu právní předpis přiznává.
Je-li zpracování založeno na souhlasu, má subjekt údajů právo souhlas kdykoli odvolat, aniž by byla dotčena zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu.
Žádosti lze zasílat na support@upkz.sk. Před vyřízením žádosti můžeme ověřit totožnost žadatele.
12. Stížnosti a dozorový úřad
Pokud se subjekt údajů domnívá, že osobní údaje jsou zpracovávány nezákonně, může se nejprve obrátit na nás, abychom se pokusili situaci vyřešit.
Subjekt údajů má zároveň právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů Slovenské republiky. Aktuální kontaktní údaje dozorového úřadu jsou zveřejněny na jeho oficiálních webových stránkách.
13. Změny těchto zásad
Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme průběžně měnit tak, aby odpovídaly změnám právních předpisů, našich služeb, technické infrastruktury nebo našich postupů zpracování. Aktuální znění by mělo být vždy zveřejněno na příslušném zákaznickém místě.